Cómo Social Pottery cambió un montón de herramientas por un solo acceso.
Social Pottery lleva estudios de cerámica social en el Reino Unido: pintura de cerámica sin reserva previa, clases de torno, cursos de varias semanas, eventos privados y cafetería. Así era su semana antes de Kilndar, y esto es con lo que funciona ahora.
“Pagábamos tres sistemas de reservas, una herramienta de marketing, una app de turnos y mucho papel. Kilndar lo sustituyó todo: las reservas, la caja, los cafés que se piden desde la mesa, la estantería del horno, los turnos y los emails, con un solo acceso. El estudio funciona mejor y dejamos de ser el pegamento entre herramientas que nunca se hablaban.”
Antes
Cada parte del estudio tenía su propia herramienta, y ninguna hablaba con las demás.
- Tres sistemas de reservas, porque ninguno llevaba a la vez la pintura sin reserva, las clases de torno y los cursos de varias semanas.
- bsport para las membresías.
- Square para el stock de productos.
- Un software de marketing especializado para campañas y consultas.
- Una app de turnos para el personal.
- WhatsApp para las tareas del día.
- Hojas de cálculo propias para las recogidas.
- Papel para todo lo demás: hojas del horno escritas a mano, listas de recogida pegadas a la estantería, una libreta para saber quién trabaja el sábado.
- Una suscripción por cada una, todos los meses, y el equipo cuadrándolo todo a mano.
Ahora, con Kilndar
Un acceso, una lista de clientes, todo el trabajo del estudio.
Vender
Sustituye a los tres sistemas de reservas y a bsport
- La pintura sin reserva, las clases de torno y los eventos se reservan en una sola agenda.
- Los cursos de varias semanas se venden como una sola inscripción.
- Las membresías y las tarjetas regalo se venden y se canjean en el mismo sistema.
Recepción, caja y cafetería
Sustituye a Square
- Al hacer el check-in de un grupo se abre el plano de sala, y se le sienta en una mesa nada más llegar.
- La caja cobra reservas, clientes sin reserva y ventas de tienda en un solo sitio.
- Los productos de la tienda y su stock están en el mismo sistema, y cada venta actualiza el recuento.
- Los pedidos de café desde el QR de la mesa llegan a la cola de pedidos de la caja.
Horno y recogida
Sustituye a las hojas de cálculo de recogidas y a las hojas del horno
- Cada pieza está en el tablero del horno con su foto y su fase.
- El cliente recibe un email cuando su pieza está lista para recoger.
- Ese mismo email le deja reservar una hora de recogida gratis.
El equipo
Sustituye a la app de turnos, a WhatsApp y a la libreta del sábado
- Los turnos se planifican y se comparten en el mismo sistema.
- Cada día tiene una lista de tareas que el equipo va marcando.
- Un parte diario pasa cada día al equipo, con quién está en cada puesto.
- El manual del personal está al lado de los turnos.
Clientes y marketing
Sustituye al software de marketing
- Los emails de marketing y las automatizaciones van a la misma lista de clientes que crean las reservas.
- Las consultas de eventos privados llegan a una sola bandeja, donde el equipo presupuesta y responde.
- Las tarjetas de sellos de fidelidad premian a los habituales.
- Los informes leen juntas las reservas, la caja y los clientes.
Sedes
- Una sola ficha de cliente en todas las sedes, así un habitual es un habitual reserve donde reserve.
Contado por ellos
Antes de Kilndar pagábamos tres sistemas de reservas distintos, porque ninguno podía con la pintura sin reserva, las clases de torno y los cursos de seis semanas a la vez. El marketing vivía en otra herramienta, los turnos en otra, y todo lo demás era papel: hojas del horno escritas a mano, listas de recogida pegadas con cinta a la estantería, una libreta para saber quién trabajaba el sábado. Cada mes se cobraban las suscripciones, y cada fin de semana alguien seguía teniendo que cuadrarlo todo a mano.
Ahora es un solo acceso. Las reservas, los cursos y las tarjetas regalo entran por la misma agenda. Un sábado de mucho movimiento hacemos el check-in de un grupo y el plano de sala muestra su mesa antes de que se quiten el abrigo. Los cafés se piden desde el QR de la mesa y llegan a la misma caja que la pintura. Cada pieza tiene una foto y una fase, y el cliente recibe un email en cuanto sale del horno, así que el teléfono dejó de sonar con el '¿está lista mi taza?'.
El equipo tiene su turno, sus tareas del día y el manual del estudio en el mismo sitio, y los emails de marketing salen de la misma lista de clientes de la que vienen las reservas, así que por fin sabemos quiénes son nuestros habituales. Dejamos de pagar un montón de herramientas que no se hablaban entre sí, y dejamos de ser el pegamento entre ellas.
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