Come Social Pottery ha sostituito una pila di strumenti con un unico accesso.
Social Pottery gestisce studi di ceramica social nel Regno Unito: pittura su ceramica senza prenotazione, lezioni al tornio, corsi di più settimane, eventi privati e caffetteria. Ecco com'era la settimana prima di Kilndar, e su cosa gira adesso.
“Pagavamo tre sistemi di prenotazione, uno strumento di marketing, un'app per i turni e tanta carta. Kilndar ha sostituito tutto: le prenotazioni, la cassa, i caffè ordinati dal tavolo, lo scaffale del forno, i turni e le email, con un unico accesso. Lo studio gira meglio e abbiamo smesso di fare da collante tra strumenti che non si parlavano mai.”
Prima
Ogni parte dello studio aveva il suo strumento, e nessuno parlava con gli altri.
- Tre sistemi di prenotazione, perché nessuno gestiva insieme la pittura senza prenotazione, le lezioni al tornio e i corsi di più settimane.
- bsport per gli abbonamenti.
- Square per le scorte dei prodotti.
- Un software di marketing specializzato per campagne e richieste.
- Un'app per i turni del personale.
- WhatsApp per le attività del giorno.
- Fogli di calcolo su misura per i ritiri.
- Carta per tutto il resto: schede del forno scritte a mano, liste dei ritiri attaccate allo scaffale, un quaderno per sapere chi lavora il sabato.
- Un abbonamento per ognuno, ogni mese, e il personale che faceva quadrare tutto a mano.
Adesso, con Kilndar
Un accesso, una lista clienti, ogni lavoro dello studio.
Vendere
Sostituisce i tre sistemi di prenotazione e bsport
- Pittura senza prenotazione, lezioni al tornio ed eventi si prenotano in un'unica agenda.
- I corsi di più settimane si vendono come un'unica iscrizione.
- Abbonamenti e carte regalo si vendono e si riscattano nello stesso sistema.
Accoglienza, cassa e caffetteria
Sostituisce Square
- Il check-in di un gruppo apre la mappa della sala, così si siede al tavolo appena arriva.
- La cassa gestisce prenotazioni, clienti senza prenotazione e vendite del negozio in un unico posto.
- I prodotti del negozio e le loro scorte stanno nello stesso sistema, e ogni vendita aggiorna il conteggio.
- Gli ordini di caffè dal QR del tavolo arrivano nella coda ordini della cassa.
Forno e ritiro
Sostituisce i fogli di calcolo dei ritiri e le schede del forno
- Ogni pezzo è sulla bacheca del forno con la sua foto e la sua fase.
- I clienti ricevono un'email quando il pezzo è pronto per il ritiro.
- La stessa email permette di prenotare un orario di ritiro gratuito.
Il team
Sostituisce l'app dei turni, WhatsApp e il quaderno del sabato
- I turni si pianificano e si condividono nello stesso sistema.
- Ogni giorno ha una lista di attività che il team spunta.
- Un brief quotidiano passa ogni giornata al team, con chi sta a quale postazione.
- Il manuale del personale sta accanto ai turni.
Clienti e marketing
Sostituisce il software di marketing
- Email di marketing e automazioni partono verso la stessa lista clienti creata dalle prenotazioni.
- Le richieste per eventi privati arrivano in un'unica casella, dove il team prepara il preventivo e risponde.
- Le tessere fedeltà a timbri premiano i clienti abituali.
- I report leggono insieme prenotazioni, cassa e clienti.
Sedi
- Un'unica scheda cliente in tutte le sedi, così un cliente abituale resta tale ovunque prenoti.
Raccontato da loro
Prima di Kilndar pagavamo tre sistemi di prenotazione diversi, perché nessuno riusciva a gestire insieme la pittura senza prenotazione, le lezioni al tornio e i corsi di sei settimane. Il marketing stava in un altro strumento, i turni in un altro ancora, e tutto il resto era carta: schede del forno scritte a mano, liste dei ritiri attaccate con lo scotch allo scaffale, un quaderno per sapere chi lavorava il sabato. Ogni mese partivano gli abbonamenti, e ogni fine settimana qualcuno doveva comunque far quadrare tutto a mano.
Adesso è un unico accesso. Prenotazioni, corsi e carte regalo entrano dalla stessa agenda. Un sabato pieno facciamo il check-in di un gruppo e la mappa della sala mostra il loro tavolo prima che si siano tolti il cappotto. Gli ordini di caffè arrivano dal QR del tavolo e finiscono sulla stessa cassa della pittura. Ogni pezzo ha una foto e una fase, e i clienti ricevono un'email appena esce dal forno, così il telefono ha smesso di squillare per chiedere 'la mia tazza è pronta?'.
Il team trova i turni, le attività del giorno e il manuale dello studio nello stesso posto, e le email di marketing partono dalla stessa lista clienti da cui arrivano le prenotazioni, così finalmente sappiamo chi sono i nostri habitué. Abbiamo smesso di pagare una pila di strumenti che non si parlavano, e abbiamo smesso di fare da collante tra loro.
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Basta un messaggio breve. Ti rispondiamo da una casella vera, di solito entro due giorni lavorativi, e organizziamo un giro dello studio demo interattivo con il tuo tipo di carico di lavoro.